6 clés d'une mise en place réussie d'un CRM pour une structure agricole

La mise en place d’une solution informatique tel qu’un système de gestion de la relation clients (CRM / GRC) au sein d’une structure agricole comme une coopérative, un négoce ou même un agro fournisseur doit respecter certaines étapes afin d’apporter, en finalité, de nombreux avantages en termes de gestion de données clients, de prise de décision, et d’efficacité sur le plan opérationnel pour une productivité accrue.

La mise en place peut aussi susciter des questions et des préoccupations de l'équipe informatique notamment sur la sécurité c’est pourquoi nous verrons dans cet article l’importance d’inclure les collaborateurs en lien avec la solution CRM dans tout le processus pour assurer une mise en place réussie.

Avec ces éléments, comment mettre en place un CRM adapté à vos enjeux agricoles ?

Voici les 6 étapes clés pour réussir votre projet

SOMMAIRE :

1 – Identifications de vos besoins pour de futurs bénéfices

2 – Le choix de la solution adaptée à vos besoins

3 – Implication de vos équipes

4 – Une intégration rigoureuse et progressive

5 – Un accompagnement conseillé

6 – L’évolution de votre CRM

1 – Identification de vos besoins pour de futurs bénéfices

Si votre entreprise agricole exprime le besoin de mettre en place un CRM, c’est que les collaborateurs et/ou les dirigeants ont montré des signes évidents de progression qui seraient possibles avec un système de gestion de la relation client performant pour piloter notamment la satisfaction client et la gestion commerciale.

Dans ce cas, avant d’aller plus loin, il est primordial de lister les besoins spécifiques et les processus que vous souhaitez automatiser ou améliorer.

De la prise de commande, à la gestion de portefeuille client en passant par du plan d'approvisionnement ou autres besoins exprimés, vous aurez plus de facilité à entamer des recherches de prestataires une fois vos envies exposées.

Prenez soin de lister toutes les fonctionnalités que vous avez besoin immédiatement et celles qui vous seront nécessaires dans un second temps.

Quels sont les indicateurs que vous souhaitez suivre ? Vos besoins peuvent être variés.

Exemples : Gérer les contrats et les commandes, fidéliser vos clients/adhérents, faire des offres personnalisées…

2 – Le choix de la solution adaptée à vos besoins

Des CRM dédiés à l’ensemble de vos enjeux existent et disposent de modules spécifiques métiers tels que :

• La qualification des assolements et des productions animales
• La prévision des approvisionnements et des collectes. 
• L’historique des ventes
• La prise de rendez-vous
• Le suivi des campagnes marketing

Plus en amont, vous aurez identifié les besoins de votre structure agricole, plus vite votre choix de prestataire intégrateur / éditeur se fera avec un cahier des charges précis.

Le choix devra prendre en compte la pérennité du futur prestataire afin d’être certain que le CRM sera mis à jour régulièrement en optant par exemple pour une solution progicielle, afin de répondre à la réglementation de votre secteur d’activités.

La capacité du prestataire à faire des évolutions tous les ans sur votre crm doit aussi être regardée de près comme un élément décisif tout comme sa capacité à créer des évolutions selon vos souhaits et besoins exprimés par vos collaborateurs pour améliorer votre efficacité sur le très long terme.

3 – Implication de vos équipes

Un projet de mise en place d’un CRM ne doit pas être pensé et mis en place par une seule et même équipe. Toutes les équipes, commerciales, opérationnelles, informatiques, administratives doivent être impliquées.

Votre capacité à fédérer l’ensemble des parties prenantes sera gage de réussite d’un projet de CRM.

Vous aurez facilement à les inclure à votre projet d’entreprise en les consultant régulièrement du recueil des besoins à chaque point d’étape. En leur proposant des formations et en les accompagnant dans le changement que suscite l’intégration d’un CRM dans une transformation digitale globale.

Vous devrez aussi rassurer vos collaborateurs sur la sécurité des données clients au sein de votre structure agricole qui seront préservées lors de l’intégration de votre futur CRM.

Par des exemples concrets, vous serez capables de démontrer que des mesures de sécurité informatique seront en place, votre prestataire sera en mesure de fournir un ensemble de documents et de lever le moindre doute.

4 - Une intégration rigoureuse et progressive

En lien avec votre service informatique, l’intégration devra être programmée afin d’avoir l’ensemble des acteurs lors du déploiement initial.

Des points de blocages auront été vus en amont afin de minimiser les perturbations pour l’ensemble des collaborateurs.

Si vous choisissez un prestataire expérimenté dans ce domaine, vous bénéficierez de son expérience et pourrez identifier ce qui doit être vérifié, testé, et validé avant l’intégration de votre crm qui se fera progressivement sans chambouler du jour au lendemain vos pratiques habituelles.

Des phases de tests sont recommandées en interne pour éventuellement identifier des problèmes pour les résoudre avant le déploiement final.

La progressivité et la rigueur seront gage d’une intégration réussie.

5 – Un accompagnement conseillé

Une fois votre CRM intégré vient le temps de l’accompagnement et de l’assistance.

Une intégration réussie n’est pas synonyme d’un projet réussi.

Afin de faire adopter très vite votre crm dans les nouvelles habitudes de vos collaborateurs, la formation et l’assistance seront la clé pour faire adhérer à l’utilisation entière de votre nouvelle solution informatique.

Votre prestataire, en lien étroit avec votre service informatique sera force de proposition pour accompagner dans la durée, proposer des séances de formation, et assister avec une réactivité sans failles les moindres blocages qui pourraient surgir directement au sein de votre entreprise, comme depuis le terrain avec les équipes commerciales.

6 - L'évolution de votre CRM

Votre CRM est déployé et votre entreprise a gagné en efficacité et en productivité.

Votre projet d’intégration d’un CRM est donc réussi mais ne se termine pas pour autant. Dans les mois, les années qui vont suivre, votre système devra évoluer en fonction des nouvelles demandes du marché, des réglementations et des nouvelles offres de services que vous devrez proposer à vos adhérents/clients pour pérenniser votre structure agricole.

Votre prestataire devra vous assurer des évolutions régulières afin d’avoir un outil informatique performant et actualisé vis-à-vis de vos concurrents.

Mettre en place un CRM est une décision stratégique

En respectant les étapes que nous avons listé ci-dessus, votre entreprise agricole, coopérative, négoce, sera capable d’optimiser l’ensemble de ses processus afin de renforcer les relations avec vos adhérents/clients et de baser vos futures décisions sur des éléments factuels.