Comment réussir la mise en place de son site extranet ?

Dans un contexte économique de plus en plus interconnecté, la communication des coopératives et des négoces peut se retrouver diluée par les multiples canaux qui sont à leur disposition et perdre en route une partie de leurs clients qui ne savent plus où se diriger pour être au fait des dernières actualités pertinentes pour eux.

L’extranet, véritable outil numérique dédié aux échanges avec les partenaires externes, se positionne comme canal principal pour favoriser les interactions avec les adhérents et clients, les informer de manière efficace et leur proposer de nouveaux services.

Dans cet article, nous examinerons les étapes principales pour qu’une mise en place d’un extranet soit réussie pour une coopérative agricole et un négoce.

Des besoins spécifiques, à l’organisation de l’outil, jusqu’au choix de la solution, nous passerons par toutes les étapes cruciales à ne pas manquer pour réussir la mise en place d’un extranet.

1 – Quels sont vos besoins primaires d’avoir un extranet ?

2 – Le choix de la solution

3 – L’étape de lancement

4 – Un extranet animé : des visites plus fréquentes

5 – La formation des administrateurs

1 – Quels sont vos besoins primaires d’avoir un extranet ?

Avant d’aller plus loin, il est primordial d’identifier vos besoins. Mettre en place un extranet nécessite un travail interne de fond pour clarifier ce que la structure agricole souhaite mettre en avant sur son extranet. De nombreux sujets peuvent être identifiés : quelles sont les fonctionnalités indispensables ? Ce portail de services sera-t-il dédié pour échanger des informations avec vos adhérents et/ou clients ? Qui allez-vous inviter à se connecter à votre extranet ?...

Pour une mise en place réussie, il est important de consulter toutes les parties prenantes de votre projet afin d’identifier les besoins de chacun pour faire adhérer le maximum de personnes et assurer dès le lancement une fréquentation de votre portail de services importante.

C’est une fois cette étape de réalisée, que vous pourrez établir un cahier des charges pertinent qui vous aidera à choisir la solution extranet la plus adaptée à vos besoins.

2 – Le choix de la solution

Une fois votre cahier des charges établi, il sera temps de trouver une solution extranet pouvant répondre à l’ensemble de vos besoins. De nombreuses solutions existent sur le marché pour répondre aux besoins primaires des coopératives et des négoces agricoles, aussi, il faudra prendre en considération les solutions qui peuvent répondre à vos souhaits mais aussi celles qui seront capables de vous proposer en plus des fonctionnalités auxquelles vous n’aviez pas pensé et qui pourraient dans le futur vous servir et être une vraie valeur ajoutée pour proposer des services supplémentaires à vos agriculteurs, des informations en lien avec votre ERP, votre solution GRC / CRM, ou votre solution de gestion de parcelles.

La possibilité d'une intégration au cœur de votre extranet par exemple d’une place des marchés qui pourra augmenter significativement la fréquentation de votre portail de services.

Les premières étapes dans votre recherche de solution doivent se concentrer sur l’accessibilité, la personnalisation, le design, la prise en compte de la mobilité et usages modernes et évolutifs, la richesse fonctionnelle, la facilité d’utilisation et de déploiement, le prix et l’accompagnement. Il faudra selon votre entreprise classer ces points par priorité.

3 – L’étape de lancement

Vous êtes arrivés à l’étape du lancement de l’extranet dans votre structure agricole et c’est maintenant qu’une bonne partie de votre projet intra-entreprise va devoir être mis en valeur de la plus belle des manières afin d’assurer une adhésion immédiate de la part de vos collaborateurs ainsi que de vos clients et/ou adhérents.

En ayant choisi un prestataire qualifié pour votre solution, vous serez assurés d’un lancement efficace avec un accompagnement permanent et une assistance capable d’agir très rapidement.

En amont, vous aurez pris soin d’informer toutes les parties prenantes sur le jour officiel de lancement de votre extranet ou selon votre rythme, avertir les parties que vous jugez les plus importantes à inciter à se connecter à votre portail de services dès le premier jour.

La partie du temps à consacrer bien en amont pour sensibiliser les futurs utilisateurs sur les avantages qu’ils tireront d’un tel outil n’est pas à négliger.

Vos réseaux sociaux seront un levier pour votre communication, les mails également, mais aussi et surtout vos collaborateurs qui sont en lien direct avec les futurs utilisateurs de votre extranet. Plus vos collaborateurs seront sensibilisés au projet, plus, par téléphone pour vos collaborateurs sédentaires ou directement sur le terrain pour les collaborateurs nomades, ils pourront être des relais pertinents pour votre communication d’un tel projet qui pourra traiter de plus en plus des fonctionnalités transactionnelles.

Des arguments percutants pourront faire adhérer vos agriculteurs immédiatement en leur précisant qu’ils pourront retrouver sur leur espace extranet leurs OAD ou accéder directement sans se réidentifier à leur place de marché céréales et/ou engrais. Le fait aussi de réserver des services / produits en priorité aux utilisateurs de votre site extranet sera une stratégie importante pour les faire venir sur votre portail de services.

Avec de tels arguments vos agriculteurs comprendront les bénéfices qu’ils pourront en tirer.

Vous pourrez aussi identifier des groupes de personnes à inviter au fil des jours afin d’assurer un lancement progressif ayant pour but d’analyser progressivement comment votre solution répond aux besoins des visiteurs et comment ceux-ci réagissent et consulte votre portail de services.

Vous pourrez ainsi affiner, en compagnie de votre prestataire si celui-ci assure un accompagnement de qualité, votre extranet si des remontées de visiteurs vous font part de souhaits ou de besoins facilement à mettre en place.

4 - Un extranet animé : des visites plus fréquentes

Un extranet doit être animé régulièrement afin de mettre avant les dernières actualités et les dernières informations importantes pour vos agriculteurs.

Afin d’assurer cette animation, cette actualisation régulière, il est important de désigner des gestionnaires, qui pourront être des collaborateurs internes à la structure agricole et qui auront pour missions de publier des contenus, mettre en avant de nouveaux services, mais aussi d’assurer la mise à disposition des documents nécessaires aux agriculteurs (exemple : factures, bons d’apports et tout ce que vous aurez lister comme valeur ajoutée préalablement dans votre cahier des charges).

Sous réserve que votre solution choisie soit souple, les contenus, la page d'accueil pourront facilement évoluer en fonction de la saisonnalité et en fonction des différents usages, tant en mobilité qu'au bureau.

Les gestionnaires désignés pourront aussi répondre aux différentes questions posées par les utilisateurs de votre extranet afin d’assurer de la réactivité entre la coopérative ou le négoce et l’agriculteur.

5 – La formation des administrateurs

La formation des différents administrateurs est une étape, en amont du lancement de votre extranet, à ne pas laisser de côté pour assurer sa réussite.

Le prestataire que vous choisirez devra être capable de proposer des formations courtes pour vos administrateurs qui n’auront pas accès à beaucoup de paramètres de modifications, mais aussi capable d’assurer des formations complètes pour les administrateurs qui auront accès à l’ensemble du back-office et qui seront capables de modifier l’ensemble de votre portail de service tant sur le visuel que sur les fonctionnalités disponibles ainsi que de résoudre si nécessaire des problèmes d’affichage et d’accessibilité.

Vous le voyez la mise en place d’un portail de services nécessite pour une structure agricole de respecter des étapes clés afin de réussir un tel projet.

Du recueil de besoins, au choix du prestataire, en passant par la formation des futurs administrateurs, la communication en amont de la mise en place auprès des collaborateurs, et de l’ensemble des personnes qui seront concernées de près ou de loin par une telle solution informatique, feront qu’un projet réussira à court terme et sera sur la durée un véritable outil pour renforcer le lien entre la structure et le terrain.